Софтуер за управление на продажбите в търговски обект

Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Речниковото значение на думата „процес“ е последователна смяна на състоянието в развитието на нещо (ход-развой). Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано следва да обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и да отразява тяхното предоставяне/заплащане. Точно тази автоматизирана обработка и наличието на посочената информация дава възможност на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси (напр. стоки, материали, човекочасове, заетост на стаи и др.).

В зависимост от спецификата на осъществяваната дейност, моментът на заявяването и предоставянето на стоката/услугата могат да съвпадат като време, но е възможно да има времеви интервал между заявяването и предоставянето.

В случаите, в които за целите на дейността на задълженото лице се използват отделни софтуери/модули, обезпечаващи цялостната дейност и организация на работа на лицето, например изчислителни програмни продукти, програми за управление на човешките ресурси, статистически и анализаторски софтуери и др., за СУПТО ще се считат тези от тях, които притежават посочените по-горе характеристики. Няма пречки СУПТО да има и други функционалности, извън посочените, както и да подава/получава информация към/от други софтуерни модули/продукти.

Примери

Пример 1

В търговски обект се използва софтуер, чрез който се регистрират всички продажби, извършвани в този обект. В софтуера се въвежда, автоматизирано се обработва и се съхранява в база данни информация за всяка продажба - количество, вид и продажна цена стоките/услугите и се отразява тяхното предоставяне/заплащане. В обекта не се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, например плащанията за извършваните продажби се получават само по банков път.

В посочения пример използваният в обекта софтуер не е софтуер за управление на продажбите (СУПТО), съответно той не следва да отговаря на изискванията на наредбата.

Пример 2

В хипотезата на Пример 1, но с разликата, че за част от плащанията за продаваните стоки/услуги е налице задължение за издаване на фискален бон, например извършват се плащания в брой или с банкова карта.

В този случай софтуерът е СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г.

Пример 3

В търговски обект за продажба на стоки (магазин, склад на едро, аптека) чрез софтуер се въвежда информация за вида и количеството на продаваните стоки. От поддържани от софтуера номенклатури автоматизирано се извлича информация за продажните цени на стоките и се формира обща стойност на продажбите. Приключването на продажбата се отразява в софтуера, като се въвеждат начинът на плащане и/или предоставянето на стоката.

В посочения пример софтуерът представлява СУПТО, независимо от наличието на различни възможности за плащане (отложено, частично, смесено – в брой и по банков път и др.) и за предоставяне на стоките (изцяло в момента на плащане, в допълнително уговорен срок и др.)

Пример 4

Чрез софтуер за обслужване на дейността на заведение за хранене се въвежда информация, свързана не само с поръчките/продажбите в ресторанта, но и с доставките на стоки и напитки, резервация на маси, работен график на сервитьорите и работниците в кухня и др. Осигурява се комуникация между направените от клиентите поръчки и подаваната информация към кухнята и питейния бар. Отразяват се плащанията.

Софтуерът, обслужващ дейността на заведението за хранене, е СУПТО. Той би бил такъв и при наличие само на функционалност, ограничаваща се до отразяване на направените от клиентите поръчки и тяхната обработка с оглед формирането на обща стойност на всяка поръчка (продажба) и отразяване на плащането им.

Пример 5

Дружество използва софтуер за фактуриране в обект, в който има въведено в експлоатация фискално устройство и се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. се изисква издаване на фискален бон. Чрез софтуера се въвежда информация, необходима за издаването на фактура: посредством менюта се избират контрагент, видове стоки, цени и др. Софтуерът формира обща стойност и отпечатва фактурата на печатащо устройство. В базата данни на софтуера се съхранява информация за издадените фактури, вкл. вид, количество, продажна цена на фактурираните стоки/услуги.

Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.

Пример 6

Задължено лице извършва продажби на стоки чрез електронен магазин. За всяка направена поръчка от клиенти на електронния магазин в базата данни се съхранява информация за вида, наименованието, единичната цена, количеството и общата стойност на поръчаните стоки. Отразява се статусът на всяка поръчка от заявяването й до предоставянето на стоките на клиента.

Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.

Отговори на постъпили в НАП въпроси

по прилагането на Наредба №Н-18/2006 г.

Въпрос: Софтуерът е собственост на счетоводна къща, която предоставя достъп до софтуера на клиентите си, които изцяло си водят он-лайн всички покупки, продажби (в т.ч. издаване на фактури в брой), производство, оферти и всички останали дейности, които още с издаването на съответния документ си извършват и съответните счетоводни записвания. В този случай следва ли счетоводната къща да декларира нещо съгласно изискванията на Наредбата и ако следва, то в какво качество - като разпространител ли? 

Отговор:

1. Софтуерът трябва да отговаря на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., тъй като се ползва от лица (клиенти на счетоводната къща), за които е налице задължение за издаване на ФБ съгласно чл. 3 ал. 1 от наредбата.

2. От така зададения въпрос се разбира, че ползването на софтуера е услуга (тип SaaS), която счетоводната къща предоставя на клиентите си. Декларацията за софтуера следва да бъде подадена от неговия производител, като счетоводната къща следва да прецени дали се явява такъв. /За да бъде разпространител, Счетоводната къща следва да разполага с договор за разпространение./

Въпрос: Софтуер за фактуриране, който не следи наличности, но с който са фактурирани продажби, които са платени и в брой, счита ли се за СУПТО?

Отговор: В случай, че софтуерът обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, следва да се счита за СУПТО.

Въпрос: Търговски обект работи с ЕКАФП и фискални бонове се издават в ръчен режим. Касиерът/операторът/счетоводител въвежда информация за продадените стоки (след продажбата им) в Складов/счетоводен софтуер. Отговаря ли този Складов/счетоводен софтуер на определението за СУПТО?

Отговор: Ако складовият/счетоводният софтуер се използва в търговския обект, в който се извършват продажбите и в който е въведено в експлоатация ФУ, и в този софтуер се въвежда, обработва и съхранява в база данни информация за количество, вид и продажна цена на продадените стоки, то този софтуер е СУПТО и той трябва да е свързан с ФУ и да го управлява.

Въпрос:Търговски обект работи със специализиран софтуер за управление на ФУ /ССУФУ/. ССУФУ подържа номенклатура на продаваните стоки, цени и баркодове, но не информация за складови наличности и няма възможност да се издават фактури. Периодично, ръчно или автоматично, натрупаната информация за продажбите в ССУФУ се извлича в електронен вид /файл/ и се използва/импортира в Складов/счетоводен софтуер. Отговаря ли при тази хипотеза този Складов/счетоводен софтуер на определението за СУПТО?

Отговор: В случай, че софтуерът (специализираният софтуер за управление на ФУ - ССУФУ) автоматизирано обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, то той е СУПТО. Следва да се има предвид, че при обработката на тази информация софтуерът отразява намалението/движението на продаваните стоки и/или услуги, което позволява на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси. В тази връзка, отразяването продажбата на стоката и съхраняването  на информацията за нея в БД, позволява на търговеца да разполага с информация, която служи за проследяване на наличностите от тази стока.

Въпрос: Мога ли да използвам софтуер, който не е от списъка на СУПТО, публикуван в НАП, при условие, че той не генерира продажби, но може например да брои стоково-материални запаси?

Отговор: Да, можете, при условие че единствената функционалност на софтуера е броене.

Въпрос: Използва се софтуер, който дигитализира някои от следните фирмени операции като доставка, продажба, връщане, изплащане и прехвърляне на стока от един склад в друг склад. Целта му е впоследствие да се генерират различни необходими документи към тях, като например стокова разписка, приемо-предавателен протокол, фактура за продажба. Такъв тип софтуер задължително ли трябва да е свързан с касов апарат, при условие че няма такава разработена функционалност към него?

Отговор: Описаната функционалност на софтуера попада в обхвата на определенията за „софтуер за управление на продажбите“ съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) и „управление на продажбите“ съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18/2006 г. В случай, че този софтуер се използва в търговски обекти, в които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, т.е. извършват се например плащания в брой, с дебитна или кредитна карта и др., то той трябва да бъде свързан с фискално/и устройство/а (ФУ). Фактът, че към момента няма разработена функционалност за връзка към ФУ, не може да бъде причина за изключване на софтуера от изискванията на Наредба Н-18/2006 г. и такава функционалност трябва да бъде разработена.

Източник: http://www.nap.bg/document?id=17788